Otázka
„Celkovo vždy tie maily chodili neskôr, napr. prišla mi potvrdená platba Besteron a až o nejaký čas, nie ihneď, info že je prijatá objednávka. Viete mi to prosím pozrieť, prečo mi už info o prijatí obj. nechodí?“
Odpoveď
Popis situácie
Vaším primárnym emailovým systémom je Gmail. Na tento váš Gmail účet máte napojenú aj jednu alebo viac vašich firemných emailových adries (napr. vasemeno@vasawebstranka.sk). To znamená, že na prijímanie a odosielanie emailov z vašej emailovej adresy používate Gmail.
Popis problému
To, že vám niekedy chodia emaily s oneskorením, je jednou z nevýhod toho, keď používate na prijímanie a odosielanie vašich firemným emailov váš Gmail účet. Gmail totiž nevie sám od seba, kedy vám príde nový email. Preto sa Gmail musí pravidelne pre každú vašu emailovú schránku pripájať na váš webhosting (kde máte uložené emaily pre danú schránku). Ak na vašom emailovom serveri Gmail nájde nejaké nové emaily, stiahne ich a zobrazí ich vo vašom Gmail účte. Vtedy vám príde aj Gmail notifikácia, ak máte zapnuté notifikácie z Gmailu napríklad na vašom telefóne.
Ako často Gmail kontroluje emailové schránky
To, ako často Gmail kontroluje, či vám prišiel nejaký nový email, sa nedá ovplyvniť. Gmail to určuje sám podľa toho, ako často vám chodia nové emaily. Ak vám na danú emailovú adresu chodí napríklad iba jeden email denne, Gmail nebude túto schránku kontrolovať veľmi často. Ak vám však chodí denne aj 20 emailov, Gmail si to všimne a začne danú emailovú schránku kontrolovať častejšie.
Riešenie
Ak čakáte nejaký dôležitý email, ale ešte vám neprišiel, môžete skúsiť kliknúť na ikonku Refresh v Gmaile. Ak to nepomôže, choďte do nastavení Gmailu (vpravo hore kliknite na ozubenú koliesko a potom na tlačidlo See all settings). V záložke Account & Import prejdite nižšie do časti Check email from other accounts a tam pre danú emailovú adresu kliknite na odkaz Check mail now. Tým manuálne poviete Gmailu, aby ihneď skontroloval danú emailovú schránku.
Možno vám takéto riešenie nestačí a je pre vás a vaše podnikanie dôležité, aby ste boli informovaní o nových emailoch čím skôr (ide vám o minúty). V takom prípade pre vás prepojenie Gmailu s vašou firemnou emailovou adresou možno nebude tým najvhodnejším riešením. Totiž jediný spôsob, ako vidieť nové emaily ihneď, ako vám prídu, je pripájať sa priamo na váš emailový server cez nejakého webového klienta. Ak vaša web stránka sídli u Websupportu, do svojej emailovej schránky sa môžete prihlásiť na adrese http://mail.websupport.sk.
Záver
Majte na pamäti, že keď sa prihlásite k vašim emailom napríklad cez Roundcube, tak vám síce budú chodiť nové emaily ihneď, ale stratíte množstvo skvelej funkcionality, ktorú prináša Gmail – predovšetkým skvelý antispam, skvelé filtrovanie správ a označovanie štítkami, a mnohé iné. Taktiež na mobile potom budete musieť používať na prístup k emailom apku Email, a nie Gmail. Je teda na vás, či je pre vás dôležitejšia použiteľnosť a prehľadnosť práce s Gmailom, alebo odstránenie občasného meškania prijatia nových emailov do vášho Gmail účtu.
