Ako spravovať dokumenty cez plugin Bonsai Dokumenty

Kategórie dokumentov môžete spravovať v sekcii Dokumenty -> Kategórie.

Ak by ste chceli niekedy v budúcnosti pridať novú kategóriu, nie je to problém.

Ku každému dokumentu môžete priradiť aj obchodného partnera.

Obchodných partnerov môžete pridávať a upravovať v sekcii Dokumenty -> Obchodní partneri.

Každý obchodný partner môže obsahovať názov firmy, adresu firmy a IČO firmy.

Nový dokument môžete pridať manuálne kliknutím na tlačidlo Pridať nový dokument v zozname dokumentov, alebo môžete v menu zvoliť Dokumenty -> Pridať novy dokument.

Samotné pridanie dokumentu je jednoduché.

Hore zadajte názov dokumentu.

V sekcii Detaily o dokumente vyberiete kategóriu dokumentu, na základe ktorej sa vám zobrazia alebo schovajú políčka pre daný typ dokumentu.

Vyplňte údaje, pridajte súbory a nižšie v časti Popis dokumentu zadajte popis dokumentu.

Vpravo v časti Publikovať môžete prípadne zmeniť aj dátum publikovania dokumentu.

Dokumenty môžete hromadne importovať v časti Dokumenty -> Import dokumentov.

Tam stačí pridať tabuľku so správnym formátovaním (viac nižšie) a samotné pdf súbory dokumentov.

Otestované máme importovanie okolo 10 súborov naraz a import prebehol bez problémov. Môžete skúsiť aj viac, no neodporúčam vám naraz importovať veľké množstvá dokumentov. Čím viac sa ich bude nahrávať na jedenkrát, tým väčšia je šanca, že nahratie nebude úspešné. Ale, systém sme vytvorili takým spôsobom, že je možné nahrať rovnakú tabuľku a súbory opätovne. Tie, ktoré už boli úspešne nahrané, sa nenahrajú znovu – takže sa nestane, že by sa rovnaké dokumenty/súbory nahrali dvakrát. Nahrajú sa teda iba tie dokumenty, ktoré ešte nahrané neboli.

Ako vytvoriť importovaciu tabuľku

Je dôležité, aby bola importovacia tabuľka v správnom formáte. Bohužiaľ, nie je možné importovať priamo z excelovskej tabuľky, nakoľko Excel má problem s kódovaním pri slovenských znakoch. Tabuľky Google Dokumentov s tým však problém nemajú a preto budeme používať tie.

Postup je nasledovný:

1. Otvorte šablónu importovacej tabuľky v Google Dokumentoch.
2. Túto šablónu uložte do vášho Google účtu.
3. Šablónu upravte podľa ukážkových riadkov. Tie samozrejme vymažte, inak sa taktiež naimportujú. Dáta môžete skopírovať a vložiť priamo z Excelu. Skratky typov dokladov nájdete nižšie.
4. Poradie stĺpcov nesmiete meniť, inak import nebude úspešný.
5. Názvy súborov musia byt rovnaké ako názvy reálnych súborov na vašom počítači, ktoré budete pridávať. Najlepšie je, keď názvy nebudú obsahovať medzery alebo špeciálne znaky.
6. Pod jeden „dokument“ je možné pridať aj viac súborov. Tie treba v tabuľke oddeliť bodkočiarkou. Ukážku môžete vidieť v prvom riadku šablóny.
7. Po pridaní obsahu tabuľku exportujte cez File -> Download -> Comma-separated values (.csv, current sheet). V slovenčine to bude niečo ako Súbor -> Uložiť -> Hodnoty oddelené čiarkami (.csv, aktuálny zošit).
8. Tento uložený súbor potom môžete pridať v prvom kroku importu dokumentov na web stránke.

Na web stránke môžu návštevníci vyhľadávať dokumenty fulltextovo podľa názvu dokumentu a popisu, ale aj podľa interného čísla.

Dokumenty sa dajú filtrovať podľa dodávateľov (obchodných partnerov).

Dokumenty sa dajú zoradiť podľa viacerých kritérií.